Постановление администрации г. Алатыря ЧР от 25.09.2014 N 999 "Об утверждении Регламента администрации города Алатыря Чувашской Республики"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА АЛАТЫРЯ
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 сентября 2014 г. № 999
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА АЛАТЫРЯ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Чувашской Республики от 18 октября 2004 г. № 19 "Об организации местного самоуправления в Чувашской Республике", Уставом города Алатыря Чувашской Республики и в целях установления основных правил организации деятельности администрации города Алатыря, повышения эффективности ее работы, а также укрепления исполнительской и трудовой дисциплины:
1. Утвердить Регламент работы администрации города Алатыря Чувашской Республики согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Отделу организационной работы администрации города Алатыря довести до сведения начальников структурных подразделений администрации города Алатыря требования Регламента и обеспечить их выполнение.
3. Признать утратившим силу постановление главы города Алатыря от 2 ноября 2005 г. № 1024 "Об утверждении Регламента работы администрации г. Алатырь".
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации города Алатыря-начальника отдела организационной работы Т.И.Юткину.
И.о. главы администрации
города Алатыря
Т.Б.ЕЖОВА
Приложение
к постановлению
администрации
города Алатыря
от 25.09.2014 № 999
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АЛАТЫРЯ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. Общие положения
1.1. Администрация города Алатыря (далее - администрация) является исполнительным органом местного самоуправления и осуществляет исполнительно-распорядительные функции в соответствии с компетенцией, закрепленной в законодательстве Российской Федерации, Чувашской Республики и Уставе города Алатыря Чувашской Республики.
1.2. В своей деятельности администрация руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Чувашской Республики, нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации и Чувашской Республики, Уставом города Алатыря Чувашской Республики, Положением об Администрации города Алатыря, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города Алатыря.
1.3. Настоящий регламент определяет порядок:
- организации работы подразделений администрации, их взаимодействия;
- подготовки и оформления нормативных правовых документов, издаваемых администрацией;
- организации работы с письменными и устными обращениями граждан и юридических лиц;
- организации приемов физических и юридических лиц руководством администрации, а также в подразделениях администрации;
- организации заседаний, проводимых в администрации, в том числе заседаний комиссий;
- организации контроля исполнения правовых и организационных актов.
II. Организация работы администрации
2.1. Организация работы администрации осуществляется в соответствии с Положением об администрации города Алатыря (далее - Положение об администрации), утвержденным решением Собрания депутатов города Алатыря от 22 июня 2012 г. № 39/16-5.
2.2. Администрацию возглавляет глава администрации. В случае отсутствия главы администрации или невозможности выполнения им своих обязанностей, его обязанности возлагаются на первого заместителя главы администрации, а при его отсутствии - на одного из заместителей руководителя администрации.
2.3. Структура администрации утверждается решением Собрания депутатов города Алатыря.
2.4. Назначение на должность и освобождение от должности работников администрации осуществляется главой администрации.
2.5. Для оперативного управления структурными подразделениями и отдельными должностными лицами по осуществлению исполнительно - распорядительных функций администрации по вопросам местного значения, глава администрации постановлением распределяет полномочия между своими заместителями и возлагает на них контроль за деятельностью структурных подразделений и должностных лиц администрации.
2.6. Подразделения руководствуются в своей работе положениями, утвержденными главой администрации.
2.7. Для оперативного решения текущих вопросов, организации работы администрации, ежедневно главой администрации проводятся служебные совещания с заместителями главы администрации.
2.8. Для координации текущей деятельности и оперативного решения вопросов местного значения в администрации еженедельно проводятся оперативные совещания с руководителями структурных подразделений администрации, в том числе с заместителями главы администрации. Состав участников оперативного совещания определяется главой администрации. На совещания могут быть приглашены руководители муниципальных предприятий и учреждений, представители территориальных органов государственной власти, председатели ТОС, а также иных организаций и предприятий, находящихся на территории муниципального образования, по направлениям деятельности. Протокол еженедельного совещания ведет специалист отдела организационной работы администрации.
2.9. Руководители структурных подразделений администрации согласовывают текущие и оперативные вопросы с заместителями главы администрации, курирующими их деятельность.
2.10. Перечень вопросов, выносимых на рассмотрение должностных лиц, ответственных за их подготовку, состав участников для проведения совещаний, заседаний определяют глава администрации или его заместители по направлениям деятельности.
2.11. Оповещение участников совещаний, заседаний, направление, при необходимости, материалов для проработки и регистрацию прибывших на совещание, а также составление протокола совещания обеспечивает структурное подразделение администрации по принадлежности вопроса.
2.12. В подразделениях администрации проводятся совещания по подведению итогов работы, ставятся задачи перед сотрудниками, осуществляется ознакомление с постановлениями и распоряжениями администрации, а также распорядительными актами вышестоящих органов по соответствующим направлениям деятельности.
2.13. При необходимости проводятся встречи главы администрации с жителями города. Подготовкой таких встреч занимается отдел организационной работы.
2.14. Ежемесячно глава администрации, его заместители, руководители структурных подразделений, принимают участие в Едином информационном дне, в ходе которого встречаются с населением и трудовыми коллективами.
III. Планирование работы администрации
3.1. Работа администрации строится на основе планов работ: долгосрочного (план социально-экономического развития города), среднесрочного (годовой план работы администрации), который разрабатывается на основании планов структурных подразделений, и текущего (ежемесячного) плана, утверждаемых главой администрации не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода.
3.2. Предложения в месячный план работы администрации и ее подразделений представляются в отдел организационной работы не позднее 18-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
3.3. Проект месячного плана работы администрации разрабатывается отделом организационной работы и направляется на утверждение главе администрации 20-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
3.4. До начала планируемого периода утвержденный месячный план работы администрации отдел организационной работы направляет в Администрацию Главы Чувашской Республики.
3.5. Месячный план работы администрации обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями администрации в соответствии с их компетенцией.
3.6. Ответственность за исполнение мероприятий месячного плана работы администрации возлагается на заместителей главы администрации по направлениям их деятельности.
IV. Порядок подготовки нормативных правовых актов
и их оформление
4.1. В администрации в пределах своих полномочий издаются муниципальные правовые акты: постановления и распоряжения.
Постановления могут быть нормативного и ненормативного характера и направлены прежде всего на организацию выполнения законов Российской Федерации, законов Чувашской Республики, актов Президента Российской Федерации, Главы Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики, решений Собрания депутатов города Алатыря.
Постановление администрации города Алатыря - нормативный акт, имеющий общее значение, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования, как правило, длительного действия.
Под нормативными правовыми актами понимаются акты, устанавливающие правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение и действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные этими актами.
Распоряжения являются нормативными или индивидуальными актами и издаются по текущим вопросам, требующим оперативного решения.
Под индивидуальными правовыми актами понимаются акты, устанавливающие, изменяющие или отменяющие права и обязанности конкретных лиц.
Распоряжение администрации города Алатыря - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.
4.2. Проекты правовых актов разрабатываются структурными подразделениями администрации или организациями, деятельность которых находится в ведении администрации города Алатыря, на основании поручений и указаний главы или заместителей главы администрации, во исполнение распорядительных актов вышестоящих органов, а также по инициативе самих подразделений администрации и организаций города.
4.3. Проект правового акта администрации (далее - проект) должен отвечать следующим требованиям:
4.3.1. Объем проекта без приложений, как правило, не должен превышать 3 листов.
4.3.2. Текст проекта содержит, как правило, вводную часть (преамбулу) и постановляющую часть. Если содержание проекта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.
4.3.3. Вводная часть может содержать мотивы и цели издания проекта, должна быть изложена по возможности кратко и не превышать 1/3 проекта (без приложения).
4.3.4. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, санкции и т.п.), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации. Содержание издаваемых правовых актов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.
Тексты проектов правовых актов (постановлений и распоряжений) в постановляющей части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:
- конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки). При указании срока используется цифровой способ оформления дат;
- точное наименование организаций - исполнителей задания (фамилии руководителей организаций указывать не следует; должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично);
- поручение о контроле исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;
- указание о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранее принятого;
- указание о сроке введения правового акта в действие, если такое указание необходимо;
- указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.
4.3.5. Проект должен быть оформлен, в том числе иметь необходимые реквизиты, установленные Инструкцией по делопроизводству в администрации города Алатыря, в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов.
4.3.6. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Чувашской Республики, то вводная часть правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.
При проведении согласования проекта такого правового акта к нему прилагается копия правового акта, на который делается ссылка, объемом не более 3 страниц, а если объем копии правового акта превышает 3 страницы, то к проекту правового акта администрации прилагают копию части (главы, статьи) правового акта (с указанием вида акта, его заголовка, даты и номера).
4.3.7. В проекте должны правильно использоваться официально установленные наименования, общеизвестные термины. Текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.).
4.3.8. Положения проекта оформляются, как правило, в виде статей или пунктов, имеющих единую (сквозную) нумерацию арабскими цифрами. Статьи могут разделяться на части и пункты. Пункты могут разделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами. Значительные по объему тексты могут разделяться на главы или разделы, имеющие нумерацию и наименование. Разделы и главы нумеруются римскими цифрами.
4.3.9. Проекты должны быть завизированы исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте даются поручения, заместителем главы администрации, курирующим данное направление, начальником отдела правовой экспертизы, начальником финансового отдела, управляющим делами, руководителями территориальных органов федеральных органов государственной власти в установленных федеральным законодательством случаях, руководителями конкретных предприятий, учреждений, организаций, в случаях, когда правовой акт администрации содержит упоминание о них.
4.3.10. Обязанность по согласованию проекта возлагается на структурное подразделение администрации, подготовившее проект.
4.3.11. Согласование проекта может осуществляться в процессе совещания с участием руководителей или уполномоченных представителей структурных подразделений администрации. Лист согласования, подписанный всеми лицами, участвующими в совещании, приобщается к справке согласования проекта, о чем в ней делается соответствующая запись.
4.3.12. Срок рассмотрения проекта в структурных подразделениях администрации, а также на предприятиях (в учреждениях, организациях) не должен превышать трех рабочих дней.
4.3.13. Полученные при согласовании проекта замечания и предложения учитываются структурным подразделением администрации, разработавшим проект. Если структурное подразделение администрации, разработавшее проект, несогласно с представленными замечаниями и предложениями, оно готовит мотивированное заключение и прилагает его к проекту. Разногласия по проекту между структурными подразделениями администрации разрешаются главой администрации.
В случае согласия с представленными замечаниями, структурное подразделение администрации, подготовившее проект, вносит в него соответствующие изменения и дополнения.
4.3.14. Соответствие текста проекта требованиям Инструкции по делопроизводству проверяется отделом организационной работы.
4.3.15. Проект, имеющий все необходимые согласования, предусмотренные настоящим Регламентом, передается юристам отдела правовой экспертизы.
4.3.16. Юристы отдела правовой экспертизы осуществляют в трехдневный срок правовую и антикоррупционную экспертизу проекта на предмет его соответствия законодательству, требованиям юридической техники, а также лингвистическую экспертизу проекта на предмет соответствия его текста нормам современного русского языка.
Срок рассмотрения проекта юристами отдела правовой экспертизы может быть продлен до 7 дней в случае необходимости дополнительной юридической экспертизы, юридического анализа и изучения дополнительных материалов, относящихся к проекту, проведения лингвистической экспертизы, в том числе, если объем проекта, включая приложения, составляет 10 и более листов.
4.3.17. По результатам экспертизы в случае обнаружения недостатков юристы отдела правовой экспертизы дают заключение с предложениями по их устранению.
Если в результате правовой экспертизы в проекте не выявлено противоречий действующему законодательству, он визируется и передается в соответствующий отдел для последующего направления на рассмотрение главе администрации.
Проекты, не соответствующие действующему законодательству, представленные с нарушением установленного порядка подготовки или небрежно оформленные, а также требующие значительной редакционной доработки по результатам лингвистической экспертизы, возвращаются структурному подразделению администрации, разработавшему проект. После устранения указанных недостатков проект возвращается в отдел правовой экспертизы с возобновлением сроков рассмотрения.
4.3.18. После визирования в отделе правовой экспертизы до подписания (утверждения) проекта внесение в него каких-либо изменений не допускается.
4.4. Проекты постановлений и распоряжений, сдаваемые в отдел организационной работы, ежедневно в 16.00 часов представляются на подпись главе администрации.
4.5. Постановления и распоряжения подписываются главой администрации или должностным лицом, исполняющим его обязанности.
4.6. Подписанные главой администрации правовые акты направляются в отдел организационной работы для регистрации и доведения до исполнителей в двухдневный срок.
4.7. В случае необходимости ознакомления с правовым актом нескольких заинтересованных лиц оформляется лист ознакомления. Ответственность за ознакомление с правовым актом несет должностное лицо, подготовившее правовой акт.
4.8. Правовые акты администрации города Алатыря направляются в Алатырскую межрайонную прокуратуру Чувашской Республики, МБУК "Алатырская централизованная библиотечная система". Один экземпляр в дальнейшем сдается в МБУ "Алатырский городской архив". Нормативные правовые акты администрации города Алатыря размещаются для опубликования на официальном сайте администрации города Алатыря, в общественно-политической газете "Алатырские вести", Бюллетене города Алатыря Чувашской Республики, направляются в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Чувашской Республике, Министерство юстиции Чувашской Республики.
V. Порядок работы с документами
5.1. Порядок работы распространяется на всю служебную документацию несекретного характера и определен Инструкцией по делопроизводству.
Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.
5.2. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в администрации, контроль за ведением делопроизводства возлагается на отдел организационной работы. Ответственность за делопроизводство в подразделениях администрации возлагается на руководителей данных подразделений.
5.3. По устным и письменным обращениям граждан в администрации организовано отдельное делопроизводство в соответствии с Федеральным Законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
5.4. Все документы, поступающие в администрацию от юридических лиц, регистрируются в отделе организационной работы. При этом проверятся правильность доставки и целостность вложения.
Все конверты присланные в адрес администрации города Алатыря вскрываются. Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно определить дату и адрес отправителя.
Газеты, журналы, брошюры, проспекты, книги и другая подобная несекретная корреспонденция передаются без регистрации для просмотра главе администрации.
Специалист отдела организационной работы проверяет правильность оформления поступающих и отправляемых документов, и имеет право не принимать неправильно оформленные документы.
Служебная корреспонденция регистрируется в Единой системе электронного документооборота и передается главе администрации или заместителю главы администрации в соответствии с распределением обязанностей.
Служебная документация, адресованная руководителям подразделений, передается им непосредственно.
Срочные документы, поступившие по факсу и электронной почтой, телефонограммы передаются руководству в течение часа после поступления. Вся остальная документация передается в день поступления и подлежит рассмотрению в двухдневный срок.
5.5. Рассмотренные главой администрации или в его отсутствие первым заместителем главы администрации документы возвращаются в отдел организационной работы. Запрещается передавать документы непосредственно исполнителям, минуя специалиста отдела организационной работы.
5.6. Передача зарегистрированных отделом организационной работы документов из одного подразделения в другое производится только через отдел организационной работы.
5.7. Контроль за исполнением документов, устных и письменных поручений главы администрации осуществляет специалист отдела организационной работы.
5.8. В резолюции руководителя устанавливается состав исполнителей документа, краткая формулировка задания, срок исполнения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или определенное должностным лицом, давшим поручение. Остальные исполнители обязаны отработать свою часть задания и представить необходимые сведения первому (ответственному) исполнителю. Если исполнителям в резолюции даны персональные задания, ответственным является каждый из них.
5.9. Все документы рассматриваются в указанные в них сроки. Документы без установленных сроков исполнения рассматриваются в сроки, указанные в Инструкции по делопроизводству в администрации города Алатыря, но, как правило, не более месяца. Поручения с грифом "срочно" должны исполняться в течение трех дней.
Если документ не может быть исполнен в установленный срок (или в течение месяца), то с разрешения главы администрации или заместителей по принадлежности вопроса срок может быть продлен на основании представленной исполнителем справки за 3 дня до истечения срока с обязательным извещением об этом заявителя.
5.10. Лица, на которых возложено исполнение правовых актов, поручений и обращений в администрацию города Алатыря, несут ответственность за их неисполнение в соответствии с действующим законодательством.
VI. Порядок организации контроля за исполнением правовых
и организационных актов в администрации
6.1. Общие положения
6.1.1. Настоящий порядок устанавливает в администрации и ее подразделениях единую систему контроля за исполнением правовых и организационных актов, определяет ее цели и задачи, регламентирует обязанности, права, ответственность и взаимодействие руководителей, исполнителей и контролирующих органов в системе контроля.
6.1.2. Система контроля призвана обеспечить безусловное выполнение правовых и организационных актов вышестоящих органов управления и администрации.
6.1.3. Контролю подлежит исполнение правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации, поручений Главы и Председателя Кабинета Министров Чувашской Республики, поручений, содержащихся в протоколах заседаний республиканских органов власти, касающихся администрации города Алатыря, а также постановлений, распоряжений, поручений главы администрации, решений совещаний в администрации.
6.1.4. Основными задачами системы контроля являются:
- обеспечение качественного выполнения намеченных мероприятий в установленные сроки;
- учет хода реализации принятых решений, своевременное выявление отклонений в сроках и объемах работ по их выполнению;
- обеспечение главы администрации и его заместителей своевременной информацией о ходе и результатах выполнения принятых решений;
- повышение общего уровня исполнительской дисциплины.
6.1.5. Контроль исполнения включает:
- контроль за сроками исполнения;
- непосредственную проверку хода исполнения;
- учет и анализ результатов исполнения.
6.1.6. Ответственность за организацию контроля несут:
- специалист отдела организационной работы по контролю;
- управляющий делами - начальник отдела организационной работы;
- заместители главы администрации в соответствии с установленным распределением обязанностей;
- в подразделениях - непосредственные исполнители документа и руководители.
6.1.7. Оперативный контроль за сроками исполнения правовых и организационных актов, организация учета хода их выполнения и систематическая информация главы администрации об исполнении осуществляются отделом организационной работы.
6.2. Порядок постановки документов на контроль
6.2.1. Основанием постановки документа на контроль является отметка главы администрации "на контроль" на документе или наличие в документе конкретных сроков исполнения.
6.2.2. Сроки исполнения и исполнителей устанавливает глава администрации или его заместители.
6.2.3. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение 30 дней.
6.2.4. Каждое контролируемое задание специалист отдела организационной работы вносит в базу данных на основании резолюции главы администрации с указанием исполнителя, содержания контролируемого пункта и срока исполнения.
6.3. Контроль за ходом исполнения, порядок снятия
с контроля и переноса срока исполнения документов
6.3.1. В отделе организационной работы обеспечивается необходимый учет и контроль за ходом исполнения находящихся на контроле документов, в том числе в компьютерных базах данных.
6.3.2. Предупреждение исполнителя о наступлении сроков исполнения осуществляется устно или письменно справкой предупредительного контроля, направляемой специалистом отдела организационной работы.
6.3.3. Снятие документов с контроля производится после их полного исполнения и проверки качества исполнения.
Свидетельством исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа или специальной справки об исполнении с описанием всей работы, проведенной по данному вопросу, и ее результатах.
6.3.4. Снять документ с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль.
6.3.5. Исполненные документы подшиваются в дела.
6.3.6. Срок исполнения документа может быть продлен только руководителем, его установившим, на основании аргументированной справки исполнителя о причинах невыполнения.
6.3.7. Еженедельно справка о состоянии исполнения документов и исполнительской дисциплине специалистом отдела организационной работы направляется главе администрации.
6.3.8. К исполнителям, не выполнившим в срок, либо не исполнившим документ или поручения главы администрации, применяются следующие меры административного воздействия:
- предупреждение исполнителя о неудовлетворительном состоянии исполнительской дисциплины;
- замечание исполнителю за неудовлетворительное состояние исполнительской дисциплины.
- снижение премии от 10 до 30% для руководителей структурных подразделений администрации города и руководителей организаций, премирование которых находится в компетенции администрации;
- снижение размера ежемесячного денежного поощрения до 10% за неудовлетворительное состояние исполнительской дисциплины.
VII. Информационное обеспечение деятельности администрации
7.1. Информационное обеспечение деятельности администрации осуществляет отдел информатизации, связей с общественностью и печатно-издательской деятельности администрации города Алатыря, размещая информацию с материалами о деятельности главы администрации, его заместителей, начальников структурных подразделений, проводимых мероприятиях на сайте администрации города.
Предоставление материалов для размещения информации на сайте администрации осуществляется структурными подразделениями администрации и подведомственными им организациями.
7.2. Информирование населения города о деятельности администрации осуществляется путем:
- опубликования нормативно-правовых актов, принятых администрацией города в средствах массовой информации;
- интервью главы администрации в общественно-политической газете "Алатырские вести" и других средствах массовой информации;
- публикации на страницах местной печати и официальном сайте администрации города Алатыря о деятельности структурных подразделений администрации.
VIII. Формирования дел и их текущее хранение
8.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.3. Сводная номенклатура готовится отделом организационной работы, согласовывается с МБУ "Алатырский городской архив" не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
8.4. В структурных подразделениях сформированные дела хранятся у специалистов ответственных за делопроизводство.
8.5. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом организационной работы.
8.6. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях администрации несут руководители соответствующих подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.
8.7. По истечении срока хранения дела постоянного хранения из подразделений передаются в МБУ "Алатырский городской архив".
8.8. Порядок составления номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию отражены в Инструкции по делопроизводству в администрации города Алатыря.
------------------------------------------------------------------
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА АЛАТЫРЯ
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 сентября 2014 г. № 999
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА АЛАТЫРЯ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Чувашской Республики от 18 октября 2004 г. № 19 "Об организации местного самоуправления в Чувашской Республике", Уставом города Алатыря Чувашской Республики и в целях установления основных правил организации деятельности администрации города Алатыря, повышения эффективности ее работы, а также укрепления исполнительской и трудовой дисциплины:
1. Утвердить Регламент работы администрации города Алатыря Чувашской Республики согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Отделу организационной работы администрации города Алатыря довести до сведения начальников структурных подразделений администрации города Алатыря требования Регламента и обеспечить их выполнение.
3. Признать утратившим силу постановление главы города Алатыря от 2 ноября 2005 г. № 1024 "Об утверждении Регламента работы администрации г. Алатырь".
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации города Алатыря-начальника отдела организационной работы Т.И.Юткину.
И.о. главы администрации
города Алатыря
Т.Б.ЕЖОВА
Приложение
к постановлению
администрации
города Алатыря
от 25.09.2014 № 999
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА АЛАТЫРЯ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. Общие положения
1.1. Администрация города Алатыря (далее - администрация) является исполнительным органом местного самоуправления и осуществляет исполнительно-распорядительные функции в соответствии с компетенцией, закрепленной в законодательстве Российской Федерации, Чувашской Республики и Уставе города Алатыря Чувашской Республики.
1.2. В своей деятельности администрация руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Чувашской Республики, нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации и Чувашской Республики, Уставом города Алатыря Чувашской Республики, Положением об Администрации города Алатыря, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города Алатыря.
1.3. Настоящий регламент определяет порядок:
- организации работы подразделений администрации, их взаимодействия;
- подготовки и оформления нормативных правовых документов, издаваемых администрацией;
- организации работы с письменными и устными обращениями граждан и юридических лиц;
- организации приемов физических и юридических лиц руководством администрации, а также в подразделениях администрации;
- организации заседаний, проводимых в администрации, в том числе заседаний комиссий;
- организации контроля исполнения правовых и организационных актов.
II. Организация работы администрации
2.1. Организация работы администрации осуществляется в соответствии с Положением об администрации города Алатыря (далее - Положение об администрации), утвержденным решением Собрания депутатов города Алатыря от 22 июня 2012 г. № 39/16-5.
2.2. Администрацию возглавляет глава администрации. В случае отсутствия главы администрации или невозможности выполнения им своих обязанностей, его обязанности возлагаются на первого заместителя главы администрации, а при его отсутствии - на одного из заместителей руководителя администрации.
2.3. Структура администрации утверждается решением Собрания депутатов города Алатыря.
2.4. Назначение на должность и освобождение от должности работников администрации осуществляется главой администрации.
2.5. Для оперативного управления структурными подразделениями и отдельными должностными лицами по осуществлению исполнительно - распорядительных функций администрации по вопросам местного значения, глава администрации постановлением распределяет полномочия между своими заместителями и возлагает на них контроль за деятельностью структурных подразделений и должностных лиц администрации.
2.6. Подразделения руководствуются в своей работе положениями, утвержденными главой администрации.
2.7. Для оперативного решения текущих вопросов, организации работы администрации, ежедневно главой администрации проводятся служебные совещания с заместителями главы администрации.
2.8. Для координации текущей деятельности и оперативного решения вопросов местного значения в администрации еженедельно проводятся оперативные совещания с руководителями структурных подразделений администрации, в том числе с заместителями главы администрации. Состав участников оперативного совещания определяется главой администрации. На совещания могут быть приглашены руководители муниципальных предприятий и учреждений, представители территориальных органов государственной власти, председатели ТОС, а также иных организаций и предприятий, находящихся на территории муниципального образования, по направлениям деятельности. Протокол еженедельного совещания ведет специалист отдела организационной работы администрации.
2.9. Руководители структурных подразделений администрации согласовывают текущие и оперативные вопросы с заместителями главы администрации, курирующими их деятельность.
2.10. Перечень вопросов, выносимых на рассмотрение должностных лиц, ответственных за их подготовку, состав участников для проведения совещаний, заседаний определяют глава администрации или его заместители по направлениям деятельности.
2.11. Оповещение участников совещаний, заседаний, направление, при необходимости, материалов для проработки и регистрацию прибывших на совещание, а также составление протокола совещания обеспечивает структурное подразделение администрации по принадлежности вопроса.
2.12. В подразделениях администрации проводятся совещания по подведению итогов работы, ставятся задачи перед сотрудниками, осуществляется ознакомление с постановлениями и распоряжениями администрации, а также распорядительными актами вышестоящих органов по соответствующим направлениям деятельности.
2.13. При необходимости проводятся встречи главы администрации с жителями города. Подготовкой таких встреч занимается отдел организационной работы.
2.14. Ежемесячно глава администрации, его заместители, руководители структурных подразделений, принимают участие в Едином информационном дне, в ходе которого встречаются с населением и трудовыми коллективами.
III. Планирование работы администрации
3.1. Работа администрации строится на основе планов работ: долгосрочного (план социально-экономического развития города), среднесрочного (годовой план работы администрации), который разрабатывается на основании планов структурных подразделений, и текущего (ежемесячного) плана, утверждаемых главой администрации не позднее, чем за 10 дней до начала планируемого периода.
3.2. Предложения в месячный план работы администрации и ее подразделений представляются в отдел организационной работы не позднее 18-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
3.3. Проект месячного плана работы администрации разрабатывается отделом организационной работы и направляется на утверждение главе администрации 20-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду.
3.4. До начала планируемого периода утвержденный месячный план работы администрации отдел организационной работы направляет в Администрацию Главы Чувашской Республики.
3.5. Месячный план работы администрации обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями администрации в соответствии с их компетенцией.
3.6. Ответственность за исполнение мероприятий месячного плана работы администрации возлагается на заместителей главы администрации по направлениям их деятельности.
IV. Порядок подготовки нормативных правовых актов
и их оформление
4.1. В администрации в пределах своих полномочий издаются муниципальные правовые акты: постановления и распоряжения.
Постановления могут быть нормативного и ненормативного характера и направлены прежде всего на организацию выполнения законов Российской Федерации, законов Чувашской Республики, актов Президента Российской Федерации, Главы Чувашской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики, решений Собрания депутатов города Алатыря.
Постановление администрации города Алатыря - нормативный акт, имеющий общее значение, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования, как правило, длительного действия.
Под нормативными правовыми актами понимаются акты, устанавливающие правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение и действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные этими актами.
Распоряжения являются нормативными или индивидуальными актами и издаются по текущим вопросам, требующим оперативного решения.
Под индивидуальными правовыми актами понимаются акты, устанавливающие, изменяющие или отменяющие права и обязанности конкретных лиц.
Распоряжение администрации города Алатыря - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.
4.2. Проекты правовых актов разрабатываются структурными подразделениями администрации или организациями, деятельность которых находится в ведении администрации города Алатыря, на основании поручений и указаний главы или заместителей главы администрации, во исполнение распорядительных актов вышестоящих органов, а также по инициативе самих подразделений администрации и организаций города.
4.3. Проект правового акта администрации (далее - проект) должен отвечать следующим требованиям:
4.3.1. Объем проекта без приложений, как правило, не должен превышать 3 листов.
4.3.2. Текст проекта содержит, как правило, вводную часть (преамбулу) и постановляющую часть. Если содержание проекта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует.
4.3.3. Вводная часть может содержать мотивы и цели издания проекта, должна быть изложена по возможности кратко и не превышать 1/3 проекта (без приложения).
4.3.4. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, санкции и т.п.), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации. Содержание издаваемых правовых актов не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.
Тексты проектов правовых актов (постановлений и распоряжений) в постановляющей части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:
- конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки). При указании срока используется цифровой способ оформления дат;
- точное наименование организаций - исполнителей задания (фамилии руководителей организаций указывать не следует; должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично);
- поручение о контроле исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;
- указание о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранее принятого;
- указание о сроке введения правового акта в действие, если такое указание необходимо;
- указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта.
4.3.5. Проект должен быть оформлен, в том числе иметь необходимые реквизиты, установленные Инструкцией по делопроизводству в администрации города Алатыря, в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов.
4.3.6. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Чувашской Республики, то вводная часть правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.
При проведении согласования проекта такого правового акта к нему прилагается копия правового акта, на который делается ссылка, объемом не более 3 страниц, а если объем копии правового акта превышает 3 страницы, то к проекту правового акта администрации прилагают копию части (главы, статьи) правового акта (с указанием вида акта, его заголовка, даты и номера).
4.3.7. В проекте должны правильно использоваться официально установленные наименования, общеизвестные термины. Текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.).
4.3.8. Положения проекта оформляются, как правило, в виде статей или пунктов, имеющих единую (сквозную) нумерацию арабскими цифрами. Статьи могут разделяться на части и пункты. Пункты могут разделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами. Значительные по объему тексты могут разделяться на главы или разделы, имеющие нумерацию и наименование. Разделы и главы нумеруются римскими цифрами.
4.3.9. Проекты должны быть завизированы исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте даются поручения, заместителем главы администрации, курирующим данное направление, начальником отдела правовой экспертизы, начальником финансового отдела, управляющим делами, руководителями территориальных органов федеральных органов государственной власти в установленных федеральным законодательством случаях, руководителями конкретных предприятий, учреждений, организаций, в случаях, когда правовой акт администрации содержит упоминание о них.
4.3.10. Обязанность по согласованию проекта возлагается на структурное подразделение администрации, подготовившее проект.
4.3.11. Согласование проекта может осуществляться в процессе совещания с участием руководителей или уполномоченных представителей структурных подразделений администрации. Лист согласования, подписанный всеми лицами, участвующими в совещании, приобщается к справке согласования проекта, о чем в ней делается соответствующая запись.
4.3.12. Срок рассмотрения проекта в структурных подразделениях администрации, а также на предприятиях (в учреждениях, организациях) не должен превышать трех рабочих дней.
4.3.13. Полученные при согласовании проекта замечания и предложения учитываются структурным подразделением администрации, разработавшим проект. Если структурное подразделение администрации, разработавшее проект, несогласно с представленными замечаниями и предложениями, оно готовит мотивированное заключение и прилагает его к проекту. Разногласия по проекту между структурными подразделениями администрации разрешаются главой администрации.
В случае согласия с представленными замечаниями, структурное подразделение администрации, подготовившее проект, вносит в него соответствующие изменения и дополнения.
4.3.14. Соответствие текста проекта требованиям Инструкции по делопроизводству проверяется отделом организационной работы.
4.3.15. Проект, имеющий все необходимые согласования, предусмотренные настоящим Регламентом, передается юристам отдела правовой экспертизы.
4.3.16. Юристы отдела правовой экспертизы осуществляют в трехдневный срок правовую и антикоррупционную экспертизу проекта на предмет его соответствия законодательству, требованиям юридической техники, а также лингвистическую экспертизу проекта на предмет соответствия его текста нормам современного русского языка.
Срок рассмотрения проекта юристами отдела правовой экспертизы может быть продлен до 7 дней в случае необходимости дополнительной юридической экспертизы, юридического анализа и изучения дополнительных материалов, относящихся к проекту, проведения лингвистической экспертизы, в том числе, если объем проекта, включая приложения, составляет 10 и более листов.
4.3.17. По результатам экспертизы в случае обнаружения недостатков юристы отдела правовой экспертизы дают заключение с предложениями по их устранению.
Если в результате правовой экспертизы в проекте не выявлено противоречий действующему законодательству, он визируется и передается в соответствующий отдел для последующего направления на рассмотрение главе администрации.
Проекты, не соответствующие действующему законодательству, представленные с нарушением установленного порядка подготовки или небрежно оформленные, а также требующие значительной редакционной доработки по результатам лингвистической экспертизы, возвращаются структурному подразделению администрации, разработавшему проект. После устранения указанных недостатков проект возвращается в отдел правовой экспертизы с возобновлением сроков рассмотрения.
4.3.18. После визирования в отделе правовой экспертизы до подписания (утверждения) проекта внесение в него каких-либо изменений не допускается.
4.4. Проекты постановлений и распоряжений, сдаваемые в отдел организационной работы, ежедневно в 16.00 часов представляются на подпись главе администрации.
4.5. Постановления и распоряжения подписываются главой администрации или должностным лицом, исполняющим его обязанности.
4.6. Подписанные главой администрации правовые акты направляются в отдел организационной работы для регистрации и доведения до исполнителей в двухдневный срок.
4.7. В случае необходимости ознакомления с правовым актом нескольких заинтересованных лиц оформляется лист ознакомления. Ответственность за ознакомление с правовым актом несет должностное лицо, подготовившее правовой акт.
4.8. Правовые акты администрации города Алатыря направляются в Алатырскую межрайонную прокуратуру Чувашской Республики, МБУК "Алатырская централизованная библиотечная система". Один экземпляр в дальнейшем сдается в МБУ "Алатырский городской архив". Нормативные правовые акты администрации города Алатыря размещаются для опубликования на официальном сайте администрации города Алатыря, в общественно-политической газете "Алатырские вести", Бюллетене города Алатыря Чувашской Республики, направляются в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Чувашской Республике, Министерство юстиции Чувашской Республики.
V. Порядок работы с документами
5.1. Порядок работы распространяется на всю служебную документацию несекретного характера и определен Инструкцией по делопроизводству.
Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.
5.2. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в администрации, контроль за ведением делопроизводства возлагается на отдел организационной работы. Ответственность за делопроизводство в подразделениях администрации возлагается на руководителей данных подразделений.
5.3. По устным и письменным обращениям граждан в администрации организовано отдельное делопроизводство в соответствии с Федеральным Законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
5.4. Все документы, поступающие в администрацию от юридических лиц, регистрируются в отделе организационной работы. При этом проверятся правильность доставки и целостность вложения.
Все конверты присланные в адрес администрации города Алатыря вскрываются. Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно определить дату и адрес отправителя.
Газеты, журналы, брошюры, проспекты, книги и другая подобная несекретная корреспонденция передаются без регистрации для просмотра главе администрации.
Специалист отдела организационной работы проверяет правильность оформления поступающих и отправляемых документов, и имеет право не принимать неправильно оформленные документы.
Служебная корреспонденция регистрируется в Единой системе электронного документооборота и передается главе администрации или заместителю главы администрации в соответствии с распределением обязанностей.
Служебная документация, адресованная руководителям подразделений, передается им непосредственно.
Срочные документы, поступившие по факсу и электронной почтой, телефонограммы передаются руководству в течение часа после поступления. Вся остальная документация передается в день поступления и подлежит рассмотрению в двухдневный срок.
5.5. Рассмотренные главой администрации или в его отсутствие первым заместителем главы администрации документы возвращаются в отдел организационной работы. Запрещается передавать документы непосредственно исполнителям, минуя специалиста отдела организационной работы.
5.6. Передача зарегистрированных отделом организационной работы документов из одного подразделения в другое производится только через отдел организационной работы.
5.7. Контроль за исполнением документов, устных и письменных поручений главы администрации осуществляет специалист отдела организационной работы.
5.8. В резолюции руководителя устанавливается состав исполнителей документа, краткая формулировка задания, срок исполнения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или определенное должностным лицом, давшим поручение. Остальные исполнители обязаны отработать свою часть задания и представить необходимые сведения первому (ответственному) исполнителю. Если исполнителям в резолюции даны персональные задания, ответственным является каждый из них.
5.9. Все документы рассматриваются в указанные в них сроки. Документы без установленных сроков исполнения рассматриваются в сроки, указанные в Инструкции по делопроизводству в администрации города Алатыря, но, как правило, не более месяца. Поручения с грифом "срочно" должны исполняться в течение трех дней.
Если документ не может быть исполнен в установленный срок (или в течение месяца), то с разрешения главы администрации или заместителей по принадлежности вопроса срок может быть продлен на основании представленной исполнителем справки за 3 дня до истечения срока с обязательным извещением об этом заявителя.
5.10. Лица, на которых возложено исполнение правовых актов, поручений и обращений в администрацию города Алатыря, несут ответственность за их неисполнение в соответствии с действующим законодательством.
VI. Порядок организации контроля за исполнением правовых
и организационных актов в администрации
6.1. Общие положения
6.1.1. Настоящий порядок устанавливает в администрации и ее подразделениях единую систему контроля за исполнением правовых и организационных актов, определяет ее цели и задачи, регламентирует обязанности, права, ответственность и взаимодействие руководителей, исполнителей и контролирующих органов в системе контроля.
6.1.2. Система контроля призвана обеспечить безусловное выполнение правовых и организационных актов вышестоящих органов управления и администрации.
6.1.3. Контролю подлежит исполнение правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации, поручений Главы и Председателя Кабинета Министров Чувашской Республики, поручений, содержащихся в протоколах заседаний республиканских органов власти, касающихся администрации города Алатыря, а также постановлений, распоряжений, поручений главы администрации, решений совещаний в администрации.
6.1.4. Основными задачами системы контроля являются:
- обеспечение качественного выполнения намеченных мероприятий в установленные сроки;
- учет хода реализации принятых решений, своевременное выявление отклонений в сроках и объемах работ по их выполнению;
- обеспечение главы администрации и его заместителей своевременной информацией о ходе и результатах выполнения принятых решений;
- повышение общего уровня исполнительской дисциплины.
6.1.5. Контроль исполнения включает:
- контроль за сроками исполнения;
- непосредственную проверку хода исполнения;
- учет и анализ результатов исполнения.
6.1.6. Ответственность за организацию контроля несут:
- специалист отдела организационной работы по контролю;
- управляющий делами - начальник отдела организационной работы;
- заместители главы администрации в соответствии с установленным распределением обязанностей;
- в подразделениях - непосредственные исполнители документа и руководители.
6.1.7. Оперативный контроль за сроками исполнения правовых и организационных актов, организация учета хода их выполнения и систематическая информация главы администрации об исполнении осуществляются отделом организационной работы.
6.2. Порядок постановки документов на контроль
6.2.1. Основанием постановки документа на контроль является отметка главы администрации "на контроль" на документе или наличие в документе конкретных сроков исполнения.
6.2.2. Сроки исполнения и исполнителей устанавливает глава администрации или его заместители.
6.2.3. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение 30 дней.
6.2.4. Каждое контролируемое задание специалист отдела организационной работы вносит в базу данных на основании резолюции главы администрации с указанием исполнителя, содержания контролируемого пункта и срока исполнения.
6.3. Контроль за ходом исполнения, порядок снятия
с контроля и переноса срока исполнения документов
6.3.1. В отделе организационной работы обеспечивается необходимый учет и контроль за ходом исполнения находящихся на контроле документов, в том числе в компьютерных базах данных.
6.3.2. Предупреждение исполнителя о наступлении сроков исполнения осуществляется устно или письменно справкой предупредительного контроля, направляемой специалистом отдела организационной работы.
6.3.3. Снятие документов с контроля производится после их полного исполнения и проверки качества исполнения.
Свидетельством исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа или специальной справки об исполнении с описанием всей работы, проведенной по данному вопросу, и ее результатах.
6.3.4. Снять документ с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль.
6.3.5. Исполненные документы подшиваются в дела.
6.3.6. Срок исполнения документа может быть продлен только руководителем, его установившим, на основании аргументированной справки исполнителя о причинах невыполнения.
6.3.7. Еженедельно справка о состоянии исполнения документов и исполнительской дисциплине специалистом отдела организационной работы направляется главе администрации.
6.3.8. К исполнителям, не выполнившим в срок, либо не исполнившим документ или поручения главы администрации, применяются следующие меры административного воздействия:
- предупреждение исполнителя о неудовлетворительном состоянии исполнительской дисциплины;
- замечание исполнителю за неудовлетворительное состояние исполнительской дисциплины.
- снижение премии от 10 до 30% для руководителей структурных подразделений администрации города и руководителей организаций, премирование которых находится в компетенции администрации;
- снижение размера ежемесячного денежного поощрения до 10% за неудовлетворительное состояние исполнительской дисциплины.
VII. Информационное обеспечение деятельности администрации
7.1. Информационное обеспечение деятельности администрации осуществляет отдел информатизации, связей с общественностью и печатно-издательской деятельности администрации города Алатыря, размещая информацию с материалами о деятельности главы администрации, его заместителей, начальников структурных подразделений, проводимых мероприятиях на сайте администрации города.
Предоставление материалов для размещения информации на сайте администрации осуществляется структурными подразделениями администрации и подведомственными им организациями.
7.2. Информирование населения города о деятельности администрации осуществляется путем:
- опубликования нормативно-правовых актов, принятых администрацией города в средствах массовой информации;
- интервью главы администрации в общественно-политической газете "Алатырские вести" и других средствах массовой информации;
- публикации на страницах местной печати и официальном сайте администрации города Алатыря о деятельности структурных подразделений администрации.
VIII. Формирования дел и их текущее хранение
8.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.3. Сводная номенклатура готовится отделом организационной работы, согласовывается с МБУ "Алатырский городской архив" не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
8.4. В структурных подразделениях сформированные дела хранятся у специалистов ответственных за делопроизводство.
8.5. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом организационной работы.
8.6. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях администрации несут руководители соответствующих подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.
8.7. По истечении срока хранения дела постоянного хранения из подразделений передаются в МБУ "Алатырский городской архив".
8.8. Порядок составления номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию отражены в Инструкции по делопроизводству в администрации города Алатыря.
------------------------------------------------------------------